Để áp dụng chỉ số KPI trước hết phải định hình quá trình vận hành trong công ty nào sẽ được nghiên cứu. Quá trình vận hành đã được định hình sẽ được chia ra thành nhiều bộ phận nhỏ. Từng bộ phận nhỏ sẽ được xem xét như một công đoạn của công việc cô lập. Từ đó sẽ dễ dàng định hình chỉ số cho từng công đoạn của công việc.

Phạm vi trong đó chỉ số được đánh giá, sẽ được định nghĩa trong khi công đoạn của công việc được xác định và định nghĩa của KPI cũng được đưa ra dựa trên công đoạn của công việc. Từ đó những chỉ số sẽ rất cụ thể và cả quá trình sản xuất sẽ được đảm bảo bao phủ.

Khi các chỉ số KPI đã được định nghĩa, bước tiếp theo là áp dụng công cụ giám sát KPI. Từ đó có thể thây được cả một cái nhìn tổng thể về toàn bộ quá trình.